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Kanzleialltag Teil 3 – Belege vorkontieren und buchen

Nach dem stark theoretischen Exkurs im letzten Teil, geht es heute wieder praxisorientierter zu. Nachdem wir nun wissen, die die Belege in die Kanzlei kommen und warum wir Bücher führen müssen, soll es heute darum gehen was wir in der Kanzlei mit den Belegen machen: Nämlich vorkontieren und buchen.


Vorkontieren von Belegen


In der Kanzlei wirkt das Vorkontieren in Zeiten digitaler Buchhaltung ein wenig wie ein Relikt aus der Vergangenheit. Vorkontieren bedeutet, dass auf dem jeweiligen Beleg bereits vor Erfassung in der Buchführung im System wichtige und buchungsrelevante Informationen direkt auf dem Beleg erfasst werden. Der Grundsatz hier lautet „Vom Beleg in die Buchung und von der Buchung in den Beleg“. Sinn und Zweck dieses Grundsatzes ist, dass ein sachkundiger Dritter (d.h. insbesondere die Finanzverwaltung) sich hier einen schnellen Überblick verschaffen kann und Buchung und Beleg schnell zuordnen kann.


Die typischen Informationen fürs Vorkontieren sind:

  • Soll- und Habenkonto in der Buchführung

  • Betrag

  • Steuerkennschlüssel für die Umsatzsteuer

  • Ggf. Kostenstellen

  • Nach Abschluss der Buchung im System: Buchungsnummer

Wer sich jetzt fragt, wie diese Informationen auf den Beleg kommen: Ganz altmodisch mit einem Stift. Man kann hierfür auch vorgefertigte Buchungsstempel verwenden, was insbesondere bei einem hohen Belegvolumen hilfreich ist.


Muss ich jetzt digitale Belege ausdrucken?


Das oben genannte Vorgehen ist lediglich bei Papierbelegen erforderlich, der Einsatz eines Kugelschreibers bei digitalen Belegen wäre auch relativ sinnfrei. Bei digitalen Belegen (z.B. PDF-Dateien) kann man die Vorkontierung auch direkt im PDF vornehmen und dort digital die entsprechenden Informationen eintragen und abspeichern. Wichtig: Die Eintragungen sollten nicht veränderbar sein!


Inwieweit das Vorkontieren überhaupt erforderlich ist, ist in der Praxis nicht ganz unstrittig und auch nicht abschließend geklärt. Wie wir nachher noch sehen werden, werden die digitalen bzw. digitalisierten Belege in den Buchhaltungssystemen direkt mit der Buchung verknüpft. Aufgrund der nicht trennbaren Verbindung ist der eingangs erwähnte Grundsatz schließlich eingehalten. Eine Vorkontierung ist daher eigentlich obsolet.


Unser Praxistipp: Bei Papierbelegen sollte vorsichtshalber die Vorkontierung auf dem Beleg weiterhin erfolgen, bei digitalen Belegen ist dies hingegen überflüssig und es kann darauf verzichtet werden. Vorausgesetzt natürlich, dass die Belege den Buchungen ordentlich zugeordnet werden und verknüpft sind.


Vorsicht: Bei gescannten Papierbelegen ist eine entsprechende Dokumentation für den Scanprozess gemäß den GoBD erforderlich. Andernfalls kann es passieren, dass das Finanzamt für das „belegersetzende Scannen“ die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifelt…und dann wird es sehr schnell sehr teuer für den Mandanten (Stichwort: Schätzung nach §162 AO)


Also ist Vorkontierung bei einem digital aufgestellten Unternehmen Quatsch?


Die Antwort hierauf lautet aus meiner Praxiserfahrung in Unternehmen: „Ja, aber…“.


Grundsätzlich ergibt sich kein rechtlich zwingender Grund fürs Vorkontieren. Nichtsdestotrotz wird dies in der Praxis und insbesondere in Unternehmen weiterhin durchgeführt…allerdings aus vollkommen anderen Gründen.


In Unternehmen laufen täglich viele Belege, insbesondere Eingangsrechnungen, ein. Diese wollen in einem geordneten Prozess erfasst und an die zuständigen Verantwortlichen zur internen Freigabe weitergeleitet werden. Hierzu erfolgt bei der Erfassung der Belege eine Vorkontierung mit exakt denselben Informationen. Dies kann sowohl intern im Unternehmen als auch durch externe Dienstleister erfolgen. Ziel ist, neben der Freigabe des Belegs, insbesondere die Beschleunigung des Buchungsprozesses selbst, da der Buchhalter hier nicht noch einmal überlegen muss, wie der Beleg zu buchen ist. Nach Freigabe durch die zuständige Person erfolgt dann die, teilweise automatisierte, Buchung im System.


Zweiter Grund ist, dass in der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater einige Mandanten selbst ihre Belege erfassen möchten. Hier erfolgt die Vorkontierung zumeist nach dem Upload in dem Kooperationstool in einer Buchungsmaske, sodass der Steuerberater die Belege inklusive Buchung direkt prüfen und in sein Buchhaltungssystem reinladen kann. Dies kann auch teilautomatisiert durch Nutzung von OCR (Optical Character Recognition) und/oder Machine Learning erfolgen. Hierbei wird der Beleg durch die Software ausgelesen und die Buchungsmaske durch die Software direkt vorbefüllt…so geht es dann noch schneller. Ein klassisches Tool, welches die oben genannten Schritte vereint, ist beispielsweise DATEV Unternehmen Online.


Wie man sehen kann: Vorkontieren ist zwar vielleicht in Kanzleien ein wenig ausgestorben, aber es lebt in der Praxis weiter…und mit Einsatz moderner technischer Mittel und Prozessen stellt dies auch eine wichtige Absicherung in den Unternehmen dar…nicht nur steuerlich, sondern auch betriebswirtschaftlich zur richtigen Kostenzuordnung.


Buchung der Belege


Nachdem wir nun die Belege erhalten und vorkontiert bzw. vorerfasst haben, erfolgt nun die Buchung direkt im Buchführungssystem. Hier gibt es einige am Markt, Platzhirsch in den Steuerberatungskanzleien ist und bleibt allerdings DATEV. Aber es gibt auch andere Software wie z.B. Addison, Lexware, etc. für Kanzleien und auch anwenderfreundliche Tools, in denen der Mandant selbst ohne großes Vorwissen buchen kann, wie z.B. Lexoffice oder Wiso. Dies bietet sich vor allem bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung an. Der Steuerberater kann die entsprechenden Datenexporte dann ohne Medienbrüche in sein eigenes Tool laden. Auch ERP-Systeme wie z.B. SAP oder Microsoft Navision bieten Buchhaltungsmodule, aber hier ist dringend eine Schulung angeraten und buchhalterisches Wissen Voraussetzung zur Anwendung.


Das Buchen selbst ist absolut unspektakulär, weswegen der Teil hier relativ kurz ist: Zu jedem Beleg werden die am Anfang genannten Daten und ein Buchungstext eingetragen und die Buchung durchgeführt. Abschließend, sofern dies nicht schon direkt bei der Buchung erfolgt, werden die Belege jetzt noch mit der Buchung verknüpft. Nachdem alle Monatsbelege gebucht sind, werden noch weitere Buchungen im System vorgenommen, wie z.B. Abschreibungen, Lohnbuchungen, Periodenabgrenzungen, etc.


Monatsabschluss


Nachdem alle diese Buchungen für einen Monat erfolgt sind, ist es zwingend erforderlich, dass die Buchungen festgeschrieben werden. Dies bedeutet, dass die Buchungen selbst nicht mehr verändert werden können, sondern nur durch Korrekturbuchungen in Folgemonaten berichtigt werden können. Dies hängt mit der Anforderung der „Unveränderlichkeit“ der Daten gemäß den GoBD zusammen, die zeitnah (in der Regel innerhalb von 8 Tagen nach dem Monatsende) erfolgen muss.


Basierend auf den für einen Monat erstellten Buchungen, kann der Steuerberater nun die Lohnsteueranmeldung sowie die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen. Eine richtige Verbuchung ist dafür essentiell. Da die Anmeldungen bis zum 10.Tag des Folgemonats elektronisch eingereicht werden müssen, ist der Monatsbeginn in den Kanzleien immer sehr stressig, da alle Buchführungen bis dahin abgeschlossen sein müssen. Ergo: Je früher der Mandant die Belege liefert, desto entspannter ist es für die Kanzlei. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich aus den Belegen noch Rückfragen ergeben, die mit dem Mandanten abgesprochen werden müssen.


Und alles, was wir in den ersten 3 Teilen besprochen haben, machen wir für jeden Monat und jeden Mandanten insgesamt 12 Mal, nämlich für jeden Monat des Jahres. Und nach 12 Monatsabschlüssen geht es dann an die nächste Herausforderung: Den Jahresabschluss…


Fazit und Vorschau


Buchführung kostet Zeit, sowohl für den Mandanten als auch den Steuerberater. Eine saubere und gute Beleg- und Buchführung ist extrem wichtig um dem Steuerberater das Leben einfach zu machen und dem Mandanten eine qualitativ hochwertige Leistung zu erbringen. Und: Sind die Monatsabschlüsse gut, erleichtert dies den Jahresabschluss…und über den werden wir im übernächsten Teil dieser Serie berichten.


In der nächsten Ausgabe möchte ich nämlich noch einmal kurz erklären, wie eine Buchführung grundsätzlich aufgebaut ist…Hauptbuch, Nebenbücher, Lohnbuchhaltung, etc…ein grundsätzliches Verständnis hier ist auch für Unternehmer und Mitarbeiter in Unternehmen extrem hilfreich um zu verstehen, wieso man bestimmte Prozesse so aufgesetzt hat, wie sind sind.


In diesem Sinne wünsche ich noch einen schönen Tag und viele Grüße aus dem heute sonnigen Essen.


Euer / Ihr

Dennis Appelhoff

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